Veel bruidsparen vragen ons of het echt nodig is om een tafelschikking te maken voor het diner. Meestal horen ze liever “nee” van ons omdat ze het maar lastig vinden om uit te puzzelen wie bij wie moet zitten en problemen met bijvoorbeeld gescheiden ouders of onmin in de familie kan voor extra stress zorgen. Toch adviseren wij altijd om het wel te doen bij een gastenaantal groter dan ca. 20 tenzij je hebt gekozen voor een walking dinner waarbij de gasten geen plaats zullen innemen aan gedekte tafels.
Zelfs wanneer je een meer relaxed diner voor ogen hebt (bijv. buffet of BBQ stijl) waarbij men niet 2 uur of langer op een plaats hoeven te blijven zitten, dan nog vinden je gasten het vaak wel zo prettig om bij binnenkomst te weten waar zij plaats kunnen nemen. Door je gasten naar hun plaats te wijzen voelen zij zich meer op hun gemak want niemand wil het gevoel krijgen dat zij misschien wel eens een verkeerde plek uitkiezen met als gevolg dat men twijfelend blijft staan totdat iemand ze een aanwijzing geeft.
Je kunt de tafelschikking op meerdere manieren aanpakken met een tafelschema, escort kaartjes en/of naamkaartjes.
Tafelschema
Bij een meer relaxte stijl van het diner hoef je niet persé naamkaartjes op de tafels te plaatsen waardoor je per gast een vaste plek aanwijst. Je kunt er in dat geval voor kiezen om bij de entree een tafelschema te plaatsen waarbij je de verschillende tafels een nummer of naam geeft. Daaronder plaats je de namen van de gasten. Bij binnenkomst hoeven de gasten dan alleen hun naam op te zoeken onder het bijbehorende tafelnummer/naam en lopen vervolgens naar de tafel waar men plaats kan nemen op een van de stoelen. De groep staat daarmee wel vast, maar niet wie naast wie gaat zitten. Heb je meer dan 5 tafels, zet er dan iemand bij (meestal de ceremoniemeester) die de gasten kan helpen snel hun naam en tafel te vinden.
Escort kaartjes
Zelfde principe, maar op een meer chique manier. Zet bij de entrée een mooi aangeklede tafel neer (met decoratie, bloemen e.d.) en plaats daar kaartjes of alternatieven hiervoor op met de namen van de gasten en het tafelnummer/naam. Je mag per stel een kaartje maken, maar vergeet dan niet beiden namen of “de heer en mevrouw…” erop te vermelden. Je kunt de kaartjes ook ophangen in een boom, linten spannen, het ergens op bevestigen…. Maak er werk van zodat je gasten zich belangrijk en welkom voelen en zoek een originele manier dat past binnen jullie thema. Bij binnenkomst zoeken de gasten hun kaartje op en nemen deze mee naar de betreffende tafel (zet ook hier bij meer dan 5 tafels iemand (de ceremoniemeester) neer om de gasten te assisteren.
Tip: zet de kaartjes op alfabetische volgorde neer en niet per tafelnummer/naam om het zoeken te versnellen.
Naamkaartjes
Wil je een complete tafelschikking waarbij jullie vooraf al beslissen wie naast wie komt te zitten (gangbaar bij een meer klassiek ‘sitting down’ diner), maak dan het tafelschema (zie boven) en plaats de naamkaartjes (dus met de naam van de gast maar zonder tafelnummer/naam) bij het dekken van de tafels op de aangewezen plek. Dit kan de ceremoniemeester verzorgen of je geeft vooraf de kaartjes met de tafelschikking aan de locatie. Het schema bij de entree en assistentie in de zaal zorgt er voor dat men snel naar de juiste tafel verwezen zal worden. Eenmaal bij de tafel aangekomen hoeven zij alleen nog te kijken waar het betreffende naamkaartje staat.
Hoe start je met het maken van een indeling?
Wij vinden dat de ouderwetse manier nog steeds het best werkt. Schrijf de namen van al je dinergasten op stukjes papier en groepeer de papiertjes vervolgens in sets van 6, 8 of 10 afhankelijk van hoeveel personen er per tafel geplaatst kunnen worden (6, 8 of 10 zijn standaard aantallen voor de meeste dinertafels op een locatie… vraag dus na op de locatie waar zij gebruik van maken en of deze tafels rond of vierkant zijn). Daarna kun je met de papiertjes waarop de namen staan gaan schuiven tot je een indeling hebt waar je tevreden over bent. Daarbij is het niet erg dat aan een tafel bijvoorbeeld 7 en aan de andere tafel 8 of 9 personen zitten als dat beter uitkomt. Zolang je weet hoeveel personen maximaal plaats kunnen nemen en je geen tafel erg laat afwijken (bijvoorbeeld een tafel van 4 terwijl aan de andere tafels minimaal 7 personen zitten zal duidelijk maken dat je je met die 4 mensen geen raad wist).
Waar moet je op letten?
Zorg ervoor dat iedereen zich op hun gemak zal voelen aan de aangewezen tafel. Denk hierbij aan interesses of achtergrond (vrienden, collega’s, familie e.d.). Iets dat men gemeen heeft en maak dan zo veel als mogelijk een mix van bekenden en nieuwe gezichten aan iedere tafel. Zet geen mensen bij elkaar van wie de relatie tot elkaar gecompliceerd is. Plaats ook geen vrijgezelle vriend/vriendin aan een tafel waar verder alleen stellen zitten. Hij/zij zal zich hierdoor snel wat verloren voelen.
Zet gescheiden ouders niet aan één tafel als zij dit niet willen, maar laat ze bijvoorbeeld allemaal aan het hoofd staan van een eigen tafel als dit betekent dat je daardoor de vrede kunt behouden.
Nodig liever geen exen uit. Kom je hier niet onderuit omdat hij/zij bijvoorbeeld nog wel een goede band heeft met de kinderen, beperk dan je interactie tot een minimum en plaats de ex niet aan de bruidstafel.
Zet de bruidstafel zichtbaar neer. Zorg ervoor dat iedereen jullie kan zien vanaf de andere tafels. Misschien is het daardoor wel nodig dat je geen gasten tegenover jullie stoelen plaatst bij het maken van de indeling. Die plekken vrijhouden betekent ook dat gasten tussendoor even kunnen aanschuiven voor een praatje.
Jullie staan er niet alleen voor! Heb je een probleem met het plaatsen van gasten, schakel dan je ouders, familieleden of zelfs vrienden in die jullie kunnen helpen om de beste keuze te maken voor bepaalde tafels. Vraag rustig om advies als je er zelf even niet uitkomt.
Ga niet blindelings een tafelschikking maken wanneer je de zaal (nog) niet goed kent. Het kan zijn dat je rekening moet houden met pilaren of wanden en hoeken. Maak of vraag een plattegrond of foto van de zaal zodra je een locatie hebt geboekt en informeer naar de mogelijkheden van het plaatsen van de tafels in de ruimte. Ook dit zal je helpen om een goede indeling te kunnen maken.
Neem wat extra blanco kaartjes mee op de trouwdag zodat er altijd nog kleine wijzigingen gemaakt kunnen worden in de tafelschikking indien dat nodig blijkt te zijn.
