De trouwkaart uitzoeken is voor sommigen een heel karwei, mits jullie natuurlijk van te voren al weten hoe hij eruit moet gaan zien en je hem dan waarschijnlijk laat maken (drukken) bij een gerenomeerd bedrijf. Maar dan moet je ook gelijk nadenken over de inhoud van de kaart, zodat je weet hoeveel je er van ieder moet laten maken. De receptie-, dag- en avondgasten moeten namelijk wel weten hoelaat en waar ze worden verwacht.
Niets is vervelender dat als je een envelop open maakt met daarin een prachtige trouwkaart en er vallen allerlei kaartjes of briefjes uit die de gasten moeten laten weten bij welk moment zij aan mogen schuiven. En wat te doen met de briefjes die per abuis in de envelop blijven zitten en bij het oud papier eindigen?
Het is en blijft lastig om iedereen te laten weten hoe de dag er voor hen – samen met jullie – uit gaat zien, maar ik ga proberen daar wat “orde” en eenvoud in aan te brengen.
De Save The Date is daar al een geweldig middel voor, want je kunt van te voren – aan de gasten die jullie vast al op een lijst hebben staan – laten weten of zij de gehele dag of alleen s’avonds vrij moeten houden. Voor de receptiegasten (dat zijn de gasten die je niet ruim van te voren in hoeft te seinen) kan je dan separaat een kaartje toevoegen dat zij bijvoorbeeld welkom zijn tijdens en na de ceremonie (toost op het bruidspaar).
Het is helemaal leuk om deze Save The Date zelf te maken (D.I.Y.) en op die manier kan je lekker spelen met foto’s, teksten en tijden. Vaak zijn dit geen grote kostenposten en bespaar je jezelf de moeite later over de verschillende kaartjes na te moeten denken. Maak er bijvoorbeeld een leuke ansichtkaart van, je weet wel – die waar je op lijntjes de naam en adresgegevens moet schrijven. Heel persoonlijk en men vindt het fantastisch om zo geïnformeerd te worden over jullie voorgenomen huwelijk. Zo’n kaartje blijft ook altijd wel tot aan de huwelijksdag staan bij de gasten, want hoe leuk is het om uit te kijken naar een feest dat komen gaat. Daar wordt iedereen toch graag aan herinnerd!
Mail is ook een handig middel (maar toch veel minder persoonlijk) en ik moet zeggen dat ik daar vanuit mijn werk als Weddingplanner niet veel gebruik van heb gemaakt en het nog nooit heb geadviseerd. Het moet gewoon bij jullie passen en anders moet je het niet gebruiken. Een persoonlijk bericht geeft net even dat extra’s!
Het is van belang om de gasten op de hoogte te brengen van:
- datum en tijdstip van de huwelijksceremonie;
- adresgegevens van trouw- & feestlocatie en aanvangstijd feestavond;
- naam Weddingplanner (ceremoniemeester), telefoonnummer en email;
- RSVP* via de mail laten doorgeven;
- verwijzing naar jullie trouwsite (leuk voor aanvullende informatie over jullie en de voorbereidingen)
- cadeautip
Zo houden jullie op de kaart voldoende ruimte over en blijft het prettig overzichtelijk. Natuurlijk zijn jullie vrij alles te doen zoals je wilt en zijn er geen geschreven “regels” over hoe dit aan te pakken. Kom je er niet uit of heb je een idee en weten jullie niet zeker of het haalbaar is, sparren met iemand uit de branche is altijd nuttig…maak daar dan ook gebruik van!
*Vragen om een response (RSVP) via de mail is wel prettig. Dit moet zeker in de kaart worden gezet. Het bijhouden van de gastenlijst gaat op die manier dan heel gemakkelijk, want de indeling en mailadressen zitten gewoon in de computer. Puur nog een kwestie van indelen over de verschillende momenten (dag/receptie/avond) en alles is duidelijk. Als je dan later nog eens iets aan een gast wilt vragen of een mail aan alle daggasten wilt sturen, kan je er zeker van zijn dat alle mailadressen kloppen – want je hebt ze zelf van de gasten gekregen.
Trouwkaarten op Trouwshop.com
